1. Préparer votre organisme
Renseignez l’identité de l’OF, ses contacts et ses responsables. Préparez vos programmes, modèles et justificatifs de formateurs. Utilisez des informations exactes avant toute génération de document.
Prise en main
Votre première session,
pas à pas.
Guide de démarrage actualisé avec la documentation produit v1.1 du 26 septembre 2026. Les options peuvent varier selon votre rôle et la configuration de l’organisme.
2. Partir d’une demande
Enregistrez le prospect ou l’entreprise, puis précisez le besoin, le public et la formation envisagée. Les données du dossier seront réutilisées dans les étapes suivantes.
3. Construire la session
Dans Sessions, créez la session, choisissez le programme, renseignez dates, durée, lieu et formateur. Décidez Oui ou Non pour le positionnement ; si nécessaire, choisissez le mode dans Besoin & programme. Ajoutez les apprenants puis contrôlez le dossier avant confirmation.
4. Préparer les documents
Dans Documents, sélectionnez le dossier source. Prévisualisez les documents proposés et vérifiez dates, destinataires, tarifs et contacts. Téléchargez ou utilisez les actions disponibles selon votre configuration.
5. Accompagner les apprenants
Utilisez les espaces dédiés et le suivi de session. Contrôlez les réponses de positionnement demandées avant le démarrage. Les pièces externes se classent dans Documents annexes, pour la session ou pour un apprenant précis. Pour un parcours long : organisez les modules, complétez le cahier de texte, les évaluations intermédiaires et les entretiens.
6. Suivre la réalisation
Dans Opérations métier, retrouvez notamment les émargements, les documents et la facturation. Renseignez les absences et aléas de façon factuelle.
7. Exploiter la qualité
Consultez Satisfaction & amélioration, les retours et les tickets. Documentez les causes, actions et résultats. Dans le dossier RNQ, examinez la pertinence des preuves rattachées avant validation humaine.
Avant la formation
Le bon questionnaire.
Les pièces au bon endroit.
Préparez le positionnement de chaque apprenant et retrouvez les réponses dans son dossier.
Trois modes de positionnement
Décidez Oui ou Non à la création de la session. Si le positionnement est requis, choisissez le formulaire standard, le dépôt d’un questionnaire déjà rempli ou une auto-évaluation générée depuis le programme, à relire et ajuster.
Des rappels toutes les 48 heures
Le premier rappel intervient 48 heures après le démarrage du suivi, puis se renouvelle jusqu’à transmission validée. Annulation, suspension manuelle ou adresse en erreur peuvent arrêter ou bloquer le cycle. Les envois nécessitent une messagerie configurée.
Des annexes avec des accès ciblés
Classez les pièces complémentaires par catégorie, pour la session ou pour un apprenant. L’administration et les formateurs habilités y accèdent dans leur périmètre. L’apprenant voit les pièces générales et les siennes ; l’entreprise n’accède pas à cette bibliothèque interne.
Besoin d’un autre questionnaire ? Proposez un formulaire en ligne ou un fichier à déposer dans Mes questionnaires. Fonctions décrites dans la documentation produit v1.1 du 26 septembre 2026.
Exemple : une formation courte en entreprise
Une entreprise fictive inscrit un groupe à une session de prévention. Le gestionnaire crée le dossier, vérifie le programme et ajoute les participants. Les informations alimentent les documents. Le formateur renseigne le suivi ; l’OF exploite ensuite les retours et clôture son dossier.
À vérifier pendant la démonstration : que vos documents usuels sont couverts, que les rôles conviennent à votre équipe et que le parcours correspond à votre organisation.
Transcription de la vidéo
Qualio 3.14 réunit le pilotage des formations dans un même environnement. Le tableau de bord permet de retrouver les sessions et les tâches à traiter. Depuis le dossier, les données sont réutilisées pour préparer les documents. Les parcours longs disposent d’un suivi pédagogique : modules, cahier de texte et évaluations. Les questionnaires et tickets aident à suivre les améliorations. L’OF reste responsable des informations et des preuves qu’il valide. Découvrez le CRM pour votre activité hors CFA, à 79 euros hors taxes par mois.
Version du guide : 26 septembre 2026. Pour une question précise : contact@qualio314.fr.
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