Conditions générales de vente du CRM

Conditions générales de vente du CRM

CRM SaaS dédié aux organismes de formation avec tunnel d’accompagnement Qualiopi

Éditeur / Prestataire

QUALIO3.14

Forme et capital

Société par actions simplifiée (SAS) — capital à compléter

Siège social

25 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France

Immatriculation

RCS/RNE à compléter — SIREN 942 619 933 — TVA à compléter

Contact contractuel

contact@qualio314.fr — téléphone à compléter

Modèle pour la formation professionnelle continue — À compléter et faire valider avant publication : capital social, immatriculation RCS/RNE, TVA intracommunautaire, téléphone, identité exacte de l’hébergeur, liste contractuelle des sous-traitants, lieux de traitement et transferts éventuels.

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent la fourniture, par QUALIO3.14, d’une solution logicielle accessible en ligne (« Solution ») destinée aux organismes de formation professionnelle continue. Les activités d’apprentissage ne font pas partie du périmètre fonctionnel actuel. Elles sont conçues pour un CRM intégrant un parcours d’accompagnement documentaire et opérationnel lié à l’ingénierie de formation et à la préparation des éléments de preuve utiles à une démarche Qualiopi.

La Solution constitue un outil d’organisation, de traçabilité et d’aide à la conformité. Elle ne remplace ni la certification délivrée par un organisme certificateur, ni les décisions d’un financeur, ni l’analyse d’un professionnel du droit, ni les obligations propres au fonctionnement de l’organisme client.

Le Client reconnaît que le Référentiel national qualité, ses guides de lecture, les textes du Code du travail, les règles des financeurs et les téléservices administratifs peuvent évoluer. Le Client reste responsable de la vérification finale de ses pratiques et documents.

« Client » : personne morale ou entrepreneur agissant à des fins professionnelles et souscrivant la Solution.

« Utilisateur » : personne autorisée par le Client à accéder à la Solution.

« Solution » : logiciel SaaS, interfaces, tableaux de bord, modèles, workflows, exports et services associés.

« Tunnel Qualiopi » : parcours structuré d’accompagnement comprenant notamment diagnostic, plan d’actions, gestion documentaire, suivi des indicateurs, collecte des preuves, alertes et préparation d’audit.

« Données Client » : données, documents, contenus et informations relatives au Client, à ses intervenants, stagiaires, clients et partenaires, introduits dans la Solution.

« Services » : accès à la Solution, maintenance, support, paramétrage, accompagnement ou prestations complémentaires mentionnées au devis ou au bon de commande.

Les CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit la Solution et, le cas échéant, des services additionnels. Le contrat est formé par l’acceptation des CGV, du devis ou du bon de commande et, le cas échéant, du cahier des charges ou des conditions particulières.

En cas de contradiction, l’ordre de priorité est le suivant :

Bon de commande ou devis signé.

Conditions particulières ou accord de niveau de service.

Annexe de traitement des données.

Présentes CGV.

Documentation fonctionnelle de la Solution.

Selon la formule souscrite, la Solution peut comprendre :

La gestion des prospects, clients, financeurs, entreprises, contacts et sessions.

Le catalogue de formations, les fiches programmes, objectifs, prérequis, publics et modalités.

La gestion des conventions, contrats, convocations, émargements, attestations, évaluations et bilans.

La gestion des intervenants, compétences, justificatifs, habilitations et actions de professionnalisation.

Les workflows d’ingénierie de formation : analyse du besoin, positionnement, objectifs, progression, évaluations et amélioration continue.

Le tunnel Qualiopi : cartographie des indicateurs applicables, actions à réaliser, responsables, échéances, pièces justificatives, historique et export d’un dossier d’audit.

La gestion des réclamations, incidents, non-conformités, actions correctives et retours d’expérience.

Les tableaux de bord, indicateurs, exports et notifications.

Les modules de téléformation ou intégrations tierces, uniquement lorsqu’ils sont expressément prévus au devis.

Les fonctionnalités et limites de chaque formule sont précisées dans le devis ou la documentation commerciale applicable à la date de souscription.

Le Tunnel Qualiopi est conçu pour faciliter la structuration et la traçabilité des processus d’un organisme de formation professionnelle continue, notamment en matière de veille réglementaire, ingénierie de formation, accessibilité, sous-traitance, évaluation, réclamations, amélioration continue, déclaration d’activité et bilan pédagogique et financier.

Il n’emporte aucune garantie d’obtention, de maintien ou de renouvellement de la certification.

Les contenus proposés sont des modèles et aides à la décision à adapter à la situation réelle du Client.

Le Client doit vérifier la version applicable du référentiel, du guide de lecture, des textes réglementaires et des exigences du certificateur.

Le Prestataire ne garantit pas l’acceptation d’un document par un certificateur, un financeur, France Travail, un OPCO, la Caisse des dépôts ou toute autre autorité.

La Solution ne constitue pas une prestation d’audit de certification, une consultation juridique individualisée ou une délégation de responsabilité réglementaire.

Le Prestataire peut faire évoluer le Tunnel Qualiopi pour tenir compte des modifications des textes, guides, pratiques d’audit, règles de financement et téléservices. Lorsque l’évolution modifie substantiellement les fonctionnalités souscrites, le Client en est informé dans un délai raisonnable et peut, lorsque la loi l’exige, résilier la partie concernée.

À la date de rédaction du présent document, la Solution est conçue pour accompagner les organismes de formation professionnelle continue dans le cadre du Référentiel national qualité applicable, de ses guides de lecture et des obligations générales issues du Code du travail. Le Prestataire organise une veille afin d’actualiser les modèles, alertes et workflows pertinents.

Le Client est informé que les textes, référentiels, guides et modalités d’audit peuvent évoluer. Les prestations, audits et mises en conformité sont appréciés selon les règles applicables à la date de l’événement concerné. Les obligations propres à l’apprentissage sont exclues du présent périmètre, sauf stipulation expresse.

Le Client demeure responsable des obligations qui ne peuvent être automatisées, notamment sa déclaration d’activité, l’actualisation de ses informations administratives, le dépôt du bilan pédagogique et financier via le téléservice compétent, la conservation des pièces, la conformité des contrats et conventions, les règles de publicité, la protection des personnes, l’accessibilité et les exigences propres aux financeurs.

Le Client désigne un administrateur et garantit l’exactitude des informations communiquées.

Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client répond de toute utilisation effectuée depuis ses comptes.

Le Client notifie sans délai toute compromission, perte ou utilisation non autorisée.

Le Prestataire peut suspendre un compte en cas de risque de sécurité, d’usage illicite ou d’impayé, après information lorsque cela est possible.

La souscription devient ferme à compter de la signature du devis, de l’acceptation en ligne ou du paiement de la première échéance. La durée initiale, la période d’engagement et les modalités de renouvellement figurent au devis. À défaut de stipulation contraire, l’abonnement est conclu pour douze mois, renouvelable tacitement par périodes successives de douze mois, sauf dénonciation par lettre ou courriel permettant d’en accuser réception au moins trente jours avant l’échéance.

Les prix sont indiqués hors taxes ; la TVA et les taxes applicables sont ajoutées au taux en vigueur.

La facturation peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon le devis.

Les frais de paramétrage, migration, formation, accompagnement ou développement spécifique sont facturés séparément lorsqu’ils sont prévus.

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit, les pénalités légales applicables entre professionnels et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, sans préjudice des autres droits du Prestataire.

Le Prestataire peut réviser ses tarifs au renouvellement, sous réserve d’une information préalable raisonnable.

Mettre à disposition la Solution conformément aux fonctionnalités souscrites.

Assurer la maintenance corrective et mettre en œuvre des mesures raisonnables de sécurité.

Maintenir une documentation fonctionnelle et faire évoluer les modèles lorsque cela est pertinent.

Assurer un support selon les modalités figurant au devis ou dans l’espace d’assistance.

Informer le Client des interruptions programmées et des incidents significatifs dans des délais raisonnables.

Utiliser la Solution conformément à sa destination, aux présentes CGV et aux lois applicables.

Vérifier, valider et actualiser les contenus, modèles, preuves et données intégrés.

Obtenir les autorisations nécessaires pour traiter les données et documents introduits dans la Solution.

Ne pas contourner les mesures de sécurité, copier, revendre, louer ou mettre à disposition la Solution hors du périmètre autorisé.

Former et habiliter ses Utilisateurs et contrôler les droits d’accès.

Effectuer les sauvegardes et exports nécessaires selon les fonctionnalités disponibles.

Conserver les pièces réglementaires dans ses propres systèmes et respecter les durées légales de conservation.

La Solution est fournie selon une obligation de moyens. Les interruptions liées à la maintenance, à la sécurité, aux hébergeurs, aux réseaux, aux intégrations tierces ou à un cas de force majeure ne constituent pas un manquement lorsqu’elles sont gérées avec diligence. Les engagements de disponibilité, délais de réponse et niveaux de support sont ceux éventuellement définis au devis ou dans un accord de niveau de service.

Lorsque le Client détermine les finalités et moyens du traitement, il agit en qualité de responsable de traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant. Les parties s’engagent à respecter le RGPD, la loi Informatique et Libertés et les textes applicables. Une annexe de traitement des données complète les présentes CGV.

Le Prestataire traite les données uniquement sur instructions documentées du Client, sauf obligation légale.

Le Prestataire met en œuvre des mesures de sécurité adaptées au risque.

Le Client garantit la licéité, la pertinence et l’exactitude des données.

Le Client organise l’information des stagiaires, intervenants, prospects et autres personnes concernées.

Les sous-traitants ultérieurs autorisés sont listés ou rendus accessibles au Client.

À la fin du contrat, les données sont restituées ou supprimées selon les modalités prévues en annexe, sous réserve des obligations légales.

Le Prestataire conserve tous les droits sur la Solution, ses interfaces, logiciels, bases, modèles, contenus génériques, méthodes, marques et éléments graphiques. Le Client bénéficie d’un droit d’utilisation non exclusif, personnel, non cessible et limité à la durée du contrat. Les Données Client restent la propriété ou sous le contrôle du Client, sous réserve des droits de tiers.

Chaque partie protège les informations confidentielles reçues de l’autre et ne les utilise que pour l’exécution du contrat. Cette obligation ne s’applique pas aux informations publiques, déjà connues licitement, reçues d’un tiers autorisé ou exigées par la loi.

Le Prestataire garantit qu’il dispose des droits nécessaires pour fournir la Solution. Il ne garantit pas que la Solution sera exempte de toute anomalie ou qu’elle permettra à elle seule de satisfaire toutes les exigences d’un audit ou d’un financeur.

Le Prestataire ne répond pas des décisions des certificateurs, autorités, financeurs, clients finaux ou partenaires du Client, ni des conséquences d’une information inexacte, d’une mauvaise configuration, d’un défaut d’habilitation, d’un usage non conforme ou d’une absence de validation humaine.

Sauf faute lourde, dol, atteinte aux données personnelles relevant d’une règle impérative ou disposition contraire, la responsabilité totale du Prestataire est plafonnée aux sommes HT payées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur. Les dommages indirects sont exclus dans la mesure permise par la loi.

En cas de manquement grave non réparé dans un délai raisonnable après mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat.

Le Prestataire peut suspendre l’accès en cas d’impayé, d’atteinte à la sécurité ou d’usage manifestement illicite, sous réserve des règles impératives applicables.

La résiliation ne prive pas le Prestataire des sommes échues ni des frais engagés.

À la fin du contrat, le Client dispose d’une période de récupération des données de trente jours, sauf stipulation différente ; au-delà, la suppression intervient selon l’annexe RGPD.

Aucune partie ne peut être tenue responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un événement imprévisible, irrésistible et extérieur, tel que défini par le droit applicable. La partie empêchée informe l’autre dès que possible et prend les mesures raisonnables pour limiter les effets.

Le Prestataire peut modifier les CGV pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou économiques. Les modifications substantielles sont notifiées au Client avant leur entrée en vigueur. Le Client peut refuser une modification substantielle affectant une obligation essentielle et résilier la partie concernée avant sa prise d’effet, lorsque la réglementation le permet.

Le Prestataire ne peut utiliser le nom, la marque ou le logo du Client comme référence commerciale qu’avec son accord préalable, sauf accord écrit contraire.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d’accord, tout litige entre professionnels relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège du Prestataire, sous réserve des règles impératives applicables.

Formule et nombre d’utilisateurs : à compléter.

Modules inclus : CRM, ingénierie, Qualiopi, évaluations, exports ou autres — à compléter.

Périmètre des catégories d’actions : action de formation uniquement ou autre — à compléter.

Hébergement et localisation : à compléter.

Durée et renouvellement : à compléter.

Prix HT et périodicité : à compléter.

Support et accord de niveau de service : à compléter.

Migration et paramétrage : à compléter.

Déclaration d’activité : vérifier sa réalisation et son maintien.

Bilan pédagogique et financier : suivre la campagne annuelle, préparer les données et déposer le BPF via le téléservice officiel.

Qualiopi : vérifier la catégorie d’action couverte et la version du référentiel applicable à l’audit.

Sous-traitance : documenter la sélection, le pilotage, l’évaluation et la traçabilité des sous-traitants.

Accessibilité : identifier les besoins, organiser les adaptations et tracer les orientations vers les partenaires compétents.

Réclamations : enregistrer, traiter, répondre et exploiter les réclamations et aléas.

Protection des données : informer les personnes, limiter les accès et définir les durées de conservation.

Hors périmètre : les obligations spécifiques à l’apprentissage ne sont pas couvertes par ce document, sauf stipulation expresse.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV et des limites du Tunnel Qualiopi.

Nom et qualité du signataire : ____________________

Date : ____________________

Signature précédée de la mention « Bon pour accord » : ____________________

Cachet : ____________________

Le document a été structuré à partir des principes applicables aux organismes de formation professionnelle continue, des obligations de déclaration d’activité et de bilan pédagogique et financier, du Référentiel national qualité et des règles générales applicables au CRM SaaS. Les textes et guides officiels doivent être revérifiés à la date de mise en ligne, de signature et de chaque audit.